Kommunikationsplanung bedeutet, im Voraus festzulegen, wann, wie und über welche Kanäle kommuniziert wird. Ziel ist es, die Kommunikation zu strukturieren und sicherzustellen, dass die richtige Botschaft die richtige Zielgruppe zum richtigen Zeitpunkt erreicht.
Wann setzt man Kommunikationsplanung ein?
Kommunikationsplanung dient folgenden Zwecken:
- Straßenarbeiten
- Infrastrukturprojekte
- Mobilitätskampagnen
- Veranstaltungen
- Situationen mit mehreren Kommunikationsmomenten
Sobald die Kommunikation nicht mehr aus einem einzigen Moment besteht, sondern sich über einen längeren Zeitraum erstreckt, ist Planung notwendig.
Was ist das Ziel der Kommunikationsplanung?
Das Ziel ist es:
- Um einen Überblick zu erstellen
- um die Kommunikation zu strukturieren
- Um den richtigen Zeitpunkt zu bestimmen
- um Konsistenz zu gewährleisten
- Um Zielgruppen gezielt zu erreichen
Eine gute Planung verhindert, dass die Kommunikation willkürlich und fragmentiert erfolgt.
Wer sind die Zielgruppen?
Je nach Projekt können die Zielgruppen folgende sein:
- Anwohner
- Forenzen
- Unternehmen
- Besucher
- Interessengruppen
Jede Zielgruppe erfordert einen eigenen Ansatz und ein eigenes Timing.
Was umfasst ein Kommunikationsplan?
Ein Kommunikationsplan enthält üblicherweise:
- Zielgruppen
- Lebensmittel
- Kanäle
- Timing
- Phasen des Projekts
- Verantwortlichkeiten
Dies bildet die Grundlage für eine konsistente Kommunikation.
Was macht eine effektive Kommunikationsplanung aus?
Eine effektive Kommunikationsplanung ist:
- Realistisch
- Auf das Projekt zugeschnitten
- Ausgerichtet auf Zielgruppen
- Flexibel gegenüber Veränderungen
- Für alle Beteiligten klar.
Die Planung muss eine Richtung vorgeben, aber auch Raum für Anpassungen lassen.
Häufige Fehler
Häufige Fehler sind:
- Mach keinen Plan
- zu breit gefasste Planung
- Nichtberücksichtigung der Zielgruppen
- Keine Verknüpfung zu Projektphasen herstellen
- Während des Projekts keine Anpassungen vornehmen
Dies führt zu inkonsistenter und weniger effektiver Kommunikation.
Wie gehen Sie bei der Kommunikationsplanung vor?
Ein einfacher Ansatz:
- Ermitteln Sie die Phasen des Projekts
- Definieren Sie die Zielgruppen pro Phase
- Ermitteln Sie die Nachricht für jede Phase
- Wählen Sie die geeigneten Kanäle.
- Den Zeitpunkt bestimmen
- Überwachen und anpassen
Die Befolgung dieser Schritte führt zu einem strukturierten Vorgehen.
Rolle digitaler Plattformen
Digitale Plattformen, wie beispielsweise die BaaS-Plattform von Traffic Solvers, ermöglichen es, die Kommunikationsplanung zentral zu verwalten und schneller in konkrete Kampagnen umzusetzen.
Zusammenfassung
Kommunikationsplanung gewährleistet Struktur, Übersicht und Konsistenz in der Kommunikation. Durch die frühzeitige Berücksichtigung von Zielgruppen, Zeitpunkt und Kanälen wird die Kommunikation effektiver und besser auf das Projekt abgestimmt.
